Jak wygląda proces wdrożenia BBS?
Będziecie zdziwieni, ale proces wdrożenia BBS, nie zaczyna się od opracowania programu albo strategii BBS, jak się wydaje. To jest właśnie jeden z tych błędów, o którym wspomniałam wcześniej. Powiem to bardziej precyzyjnie: tylko 1 z 5 naszych klientów decyduje się na wdrożenie BBS od razu, po przedstawieniu wszystkich metod, podstaw i wymagań systemu.
Jednym z najważniejszych etapów wdrożenia BBS, jest określenie gdzie jesteśmy dziś (analiza ilościowo-jakościowa na podstawie zbalansowanej karty oceny) i jakie mamy luki w systemie. Nawet nie chodzi o luki w systemie, bo każdy system je ma. Ważniejsze jest, czy grunt w firmie w momencie wdrażania BBS jest wystarczająco żyzny, żeby pozwolić na rozpoczęcia projektu oraz, czy istniejące luki w systemie nie pochłoną tego programu. Na przykład, jeśli firma nie zrobi analizy Trendów albo system zgłoszenia zagrożeń/obserwacji jest wdrożony, ale kuleje lub wręcz nie funkcjonuje i w dodatku mamy słabe przywództwo – wdrożenie programu BBS w tym momencie może być błędną decyzją.
Powstaje pytanie – czy w takim przypadku wdrożenie systemu BBS nie będzie możliwe?
Wdrożymy, ale nie na zasadzie projektu, tylko ewolucyjnych zmian oraz długoterminowego przygotowania się do postawienia pierwszych kroków. Z doświadczenia wiem, że w takich przypadkach wymagane jest średnio 6-12 miesięcy, na pierwsze etapy przygotowania systemu przed jego wdrożeniem.
Każdy proces wdrożenia BBS składa się z 6 głównych etapów, gdzie na każdym z tych etapów powinniśmy ustalić kamienia milowe (cele długoterminowe) oraz nie zapominać o modyfikowaniu systemu. Warto zaznaczyć, że nawet jeśli mamy już gotowe standardy wdrożenia BBS, to każdy system musi być dostosowany do specyfikacji firmy, kultury, percepcji, wartości jej pracowników, przywództwa najwyższego kierownictwa etc. Kopiowanie systemów od innych, oraz opracowanie go tylko na podstawie wizji Konsultantów, może doprowadzić do porażki systemu, np. do oporu pracowników.
Na podstawie słupków, tabel oraz raportów – firma będzie przekonana, że system BBS działa, gdzie w rzeczywistości, będzie to tylko wymagana ilość zgłoszeń, albo obserwacji przy pełnym braku zaangażowania pracowników oraz braku ich przekonania. Pytanie w tym przypadku: po co taki system wdrażać?
Na każdym z 6 etapów strategii wdrażania BBS warto ustalić bariery, ograniczenia, ambasadorów, wskaźniki sukcesów oraz poziom potrzebnego wsparcia.
I ostatnie zdanie na temat wdrożenia BBS – musi być opracowany wewnątrz firmy, z pracownikami tej firmy, w całości dostosowanych do potrzeb oraz uczuć pracowników (ref. S.Geller).
